PDF naar MT940 omzetten

Wat is MT940 en waarom vraagt je boekhoudpakket erom?

MT940 is een internationaal bankformaat voor het uitwisselen van rekeningafschriften. Het is oorspronkelijk bedacht door SWIFT, het netwerk waar banken hun berichten over versturen, en werd de standaard manier om dagafschriften digitaal aan te leveren. Anders dan een PDF is MT940 puur een tekstbestand met een vaste structuur: elke transactie krijgt gecodeerde velden (zogeheten tags zoals :61: voor een boekingsregel en :86: voor de omschrijving), plus een begin- en eindsaldo per afschrift. Doordat die structuur vastligt, kan boekhoudsoftware het bestand betrouwbaar inlezen zonder te hoeven raden waar het bedrag of de datum staat.

Boekhoudpakketten vragen om MT940 omdat het afletteren daarmee grotendeels automatisch gaat. De software koppelt binnengekomen betalingen aan openstaande facturen, herkent terugkerende boekingen en stelt journaalposten voor. Veel Nederlandse pakketten — denk aan Exact, Twinfield, Snelstart, AccountView en Reeleezee — ondersteunen MT940 (en de nieuwere variant camt.053) als vaste import voor bankmutaties. Een PDF kunnen die pakketten meestal niet lezen: die is bedoeld om te printen, niet om in te lezen. Vandaar dat je regelmatig vastloopt met een PDF terwijl de import juist om MT940 vraagt.

In theorie kun je MT940 bij veel banken direct downloaden, maar in de praktijk lukt dat lang niet altijd: oude afschriften zijn alleen als PDF beschikbaar, een spaar- of creditcardrekening levert geen MT940, of je krijgt een export van je accountant enkel op papier. In die gevallen is van PDF naar MT940 gaan de snelste route. Controleer na de conversie altijd of het eindsaldo van elk afschrift klopt met de PDF — zo weet je zeker dat de reeks compleet is. Wil je eerst even in Excel kijken of een andere import gebruiken, lees dan bankafschrift PDF naar Excel of afschrift naar Moneybird importeren.