Verwerkersovereenkomst (AVG)

Deze verwerkersovereenkomst (hierna: "Overeenkomst") is van toepassing zodra je Boekstract gebruikt om persoonsgegevens van derden (bijvoorbeeld je klanten) te verwerken. Zij vormt een aanvulling op de gebruiksvoorwaarden en op het privacybeleid.

1. Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke	De gebruiker: de onderneming of persoon die via Boekstract persoonsgegevens laat verwerken (hierna: "Verantwoordelijke").
Verwerker	2552 B.V., handelend onder de naam Boekstract, gevestigd te Berghem, ingeschreven bij de KvK onder nummer 73145912 (hierna: "Verwerker"). Contact: privacy@boekstract.nl.

2. Definities

De begrippen "persoonsgegevens", "verwerking", "betrokkene", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "subverwerker", "datalek" en "AVG" hebben de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) daaraan geeft.

3. Onderwerp, aard en doel van de verwerking

1. Onderwerp. Verwerker biedt een online dienst waarmee Verantwoordelijke bankafschriften (PDF, CSV, Excel, CAMT, MT940) en facturen omzet naar bruikbare formaten (Excel, CSV, MT940, UBL) en controleert.
2. Aard en doel. Het uitlezen, omzetten, valideren en ter beschikking stellen van de door Verantwoordelijke aangeleverde bestanden. Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van deze dienstverlening en op instructie van Verantwoordelijke.
3. Duur. De Overeenkomst geldt zolang Verantwoordelijke de dienst gebruikt en eindigt zodra het gebruik en de bewaring van gegevens conform artikel 9 zijn beëindigd.

4. Soorten persoonsgegevens en betrokkenen

1. Categorieën betrokkenen: relaties, klanten, leveranciers en overige tegenpartijen van Verantwoordelijke, alsook medewerkers van Verantwoordelijke die de dienst gebruiken.
2. Categorieën gegevens: gegevens die voorkomen in bankafschriften en facturen, zoals namen, IBAN- en rekeninggegevens, transactiedata, bedragen, omschrijvingen, factuurgegevens en btw-nummers; en accountgegevens van de gebruiker (e-mailadres).
3. Verwerker verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en verzoekt Verantwoordelijke deze niet aan te leveren tenzij noodzakelijk.

5. Instructies

Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verantwoordelijke, waaronder deze Overeenkomst en het gebruik van de dienst, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. Verwerker stelt Verantwoordelijke in dat geval vooraf op de hoogte, tenzij de wet dit verbiedt.

6. Beveiligingsmaatregelen

Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG, waaronder in elk geval:

1. Versleuteld transport. Alle gegevens worden via TLS (HTTPS) verzonden.
2. Geen opslag van bronbestanden. Het door Verantwoordelijke geüploade bronbestand (bijv. de PDF) wordt na de conversie verwijderd en niet bewaard.
3. Dataminimalisatie. Voor ingelogde gebruikers worden uitsluitend de afgeleide gegevens (de herkende transacties/factuurregels) binnen het account bewaard, zodat de gebruiker ze kan terugzien en exporteren. De gebruiker kan deze op elk moment zelf verwijderen. Conversies van bezoekers zonder account worden automatisch binnen 24 uur verwijderd.
4. Verwerking binnen de EU. De verwerking en opslag vinden plaats op infrastructuur die zich binnen de Europese Unie bevindt.
5. Toegangsbeperking. Toegang tot systemen is beperkt tot bevoegd personeel op need-to-know-basis, met sterke authenticatie.
6. Wachtwoordbeveiliging. Wachtwoorden worden uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen.

7. Subverwerkers

1. Verantwoordelijke geeft Verwerker algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Verwerker legt aan elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze Overeenkomst.
2. Op het moment van vaststelling maakt Verwerker gebruik van de volgende subverwerkers:

   Subverwerker	Doel	Locatie
   Hostingpartner (server binnen de EU)	Hosting van de applicatie en opslag van afgeleide gegevens	EU
   Mollie B.V.	Afhandeling van betalingen (abonnementen)	EU (Nederland)

   Betaalgegevens worden door Mollie verwerkt; de financiële brongegevens uit afschriften en facturen worden niet met betaal- of overige subverwerkers gedeeld.
3. Bij een voorgenomen wijziging van subverwerkers informeert Verwerker Verantwoordelijke, die daartegen bezwaar kan maken.

8. Doorgifte buiten de EER

Verwerker geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte. Vindt een dergelijke doorgifte in de toekomst toch plaats, dan gebeurt dat uitsluitend met een passend beschermingsniveau conform hoofdstuk V AVG.

9. Bijstand aan Verantwoordelijke

1. Verwerker verleent, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar, dataportabiliteit).
2. Verwerker verleent bijstand bij het nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie.

10. Datalekken

Verwerker informeert Verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging nadat hij kennis heeft genomen van een datalek dat betrekking heeft op de verwerkte persoonsgegevens, en verstrekt daarbij de informatie die Verantwoordelijke nodig heeft om te voldoen aan zijn meldplicht op grond van de artikelen 33 en 34 AVG.

11. Audit

Verwerker stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat aan artikel 28 AVG wordt voldaan, en maakt audits — waaronder inspecties door Verantwoordelijke of een door Verantwoordelijke gemachtigde auditor — mogelijk en draagt daaraan bij, met inachtneming van redelijke termijnen en vertrouwelijkheid.

12. Vertrouwelijkheid

Verwerker houdt de persoonsgegevens geheim en verplicht de personen die toegang hebben tot geheimhouding, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

13. Teruggave en verwijdering

Na afloop van de dienstverlening verwijdert Verwerker, naar keuze van Verantwoordelijke, alle persoonsgegevens of geeft deze terug, en verwijdert bestaande kopieën, tenzij bewaring wettelijk verplicht is. Omdat bronbestanden niet worden bewaard, betreft dit de binnen het account bewaarde afgeleide gegevens; verwijdering van het account verwijdert deze gegevens.

14. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van partijen onder deze Overeenkomst wordt beheerst door hetgeen daarover in de tussen partijen geldende (gebruiks)voorwaarden is bepaald.

15. Toepasselijk recht en wijziging

1. Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van Verwerker.
2. Verwerker kan deze Overeenkomst aanpassen wanneer wet- of regelgeving of de dienst daartoe aanleiding geeft; wezenlijke wijzigingen worden vooraf kenbaar gemaakt.

Laatst bijgewerkt: juli 2026 · Vragen over gegevensverwerking? Mail privacy@boekstract.nl of gebruik het contactformulier.