BoekE-facturatie: UBL, Peppol en EN 16931 uitgelegd
Een pdf is géén e-factuur. Een échte e-factuur is een gestructureerd bestand dat software zelfstandig kan lezen en boeken. Hier lees je hoe dat werkt, welke regels in Nederland en België gelden, en hoe je van je bestaande pdf-facturen een geldige e-factuur maakt.
Pdf-factuur naar UBL, of UBL naar leesbaar
Upload je factuur; je krijgt een controlescherm en daarna een Peppol BIS 3.0-bestand.
🔒 Je bestand wordt in de EU verwerkt en niet bewaard. Wij verkopen je factuurgegevens nooit door.
Wat is een e-factuur precies?
In het dagelijks spraakgebruik heet een pdf die je mailt al snel een "digitale factuur". Voor de wet en voor je boekhoudsoftware is dat iets anders. Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd formaat: elk gegeven — factuurnummer, datum, btw-tarief, regelbedrag, IBAN — staat in een eigen, benoemd veld. Daardoor kan de ontvangende software de factuur automatisch inlezen, controleren en inboeken, zonder dat er iemand overtypt of een OCR-programma staat te gokken.
De Europese norm die vastlegt wélke velden er in zo'n factuur horen, heet EN 16931. Die norm beschrijft de inhoud: welke gegevens verplicht zijn, hoe btw-categorieën heten en hoe totalen zich tot de regels verhouden. De norm zegt niet in welk bestandsformaat dat moet; in de praktijk gebruikt Europa daarvoor vooral UBL (Universal Business Language, een XML-formaat) en in mindere mate CII (Cross Industry Invoice, het formaat achter Factur-X en ZUGFeRD).
Tot slot is er Peppol: geen formaat, maar een netwerk. Je kunt het zien als het bankstelsel voor facturen. Elke deelnemer heeft een elektronisch adres (meestal gekoppeld aan het btw- of ondernemingsnummer) en verstuurt via een access point. Het profiel dat daarbij hoort heet Peppol BIS Billing 3.0 — dat is UBL, ingevuld volgens de EN 16931-regels, met een paar extra Peppol-eisen. Dat is precies wat Boekstract genereert.
Kort: EN 16931 = wat erin moet staan · UBL = het bestandsformaat · Peppol = het netwerk waarover het gaat.
Van pdf naar e-factuur in drie stappen
Upload je factuur
Een pdf-factuur uit Word, Excel of je eigen sjabloon. Boekstract leest de kop, de partijgegevens en de regels uit.
Controleer en vul aan
Je ziet alles in een bewerkbaar scherm, met een controle op de EN 16931-regels. Ontbreekt er een btw-nummer of landcode, dan zie je precies welke regel klaagt.
Download de UBL
Je krijgt een Peppol BIS 3.0-bestand dat je aanlevert bij je boekhoudpakket of access point. Of exporteer naar Excel om te boeken.
Wat geldt er in Nederland en België?
De twee landen lopen niet gelijk. In België is gestructureerd factureren tussen btw-plichtige bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht: een pdf per e-mail voldoet daar niet meer voor B2B. In Nederland bestaat die binnenlandse B2B-verplichting (nog) niet — wel is e-factureren richting de overheid al langer verplicht, en ligt EU-breed vast dat grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU vanaf 1 juli 2030 gestructureerd moeten en per transactie digitaal gerapporteerd worden.
Je leest online vaak stelligere data voor Nederland, zoals "verplicht vanaf 2027 of 2028". Die staan zo niet in de wet; het kabinet weegt nog of Nederland de binnenlandse verplichting invoert. Wat je in de tussentijd wél merkt: klanten in België, overheidsopdrachtgevers en grotere afnemers vragen er nu al om. Zie e-facturatie verplicht in Nederland? voor de stand van zaken met bronnen, en Peppol verplicht in België voor de Belgische regels.
Wat Boekstract wel en niet doet
Boekstract maakt, leest en controleert het factuurbestand: pdf naar UBL, UBL naar Excel en een controle op de EN 16931-regels. Het daadwerkelijk versturen over het Peppol-netwerk doet een access point — dat is een gecertificeerde dienst waar je je bij aansluit, vaak al ingebouwd in je boekhoudpakket. Boekstract levert het bestand dat je daar aanlevert. Dat onderscheid is bewust: zo betaal je niet voor een netwerkaansluiting die je misschien al hebt.
Werk je met bankafschriften in plaats van facturen? Dan is bankafschrift naar Excel of pdf naar CAMT.053 waarschijnlijk wat je zoekt. Terug naar de homepage.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een pdf is een afbeelding van een factuur die een mens kan lezen. Een e-factuur is een gestructureerd bestand (meestal UBL-XML) waarin elk gegeven in een eigen veld staat, zodat software het automatisch kan verwerken.
Wat is het verschil tussen UBL en Peppol?
UBL is het bestandsformaat waarin de factuur is opgeschreven. Peppol is het netwerk waarover facturen worden verstuurd. Peppol BIS Billing 3.0 is het UBL-profiel dat over dat netwerk gaat, ingevuld volgens de Europese norm EN 16931.
Heb ik een access point nodig?
Alleen om via het Peppol-netwerk te versturen of ontvangen. Wil je enkel een geldig UBL-bestand maken om aan te leveren bij je boekhoudpakket of klant, dan is een access point niet nodig. Veel boekhoudpakketten hebben er al een ingebouwd.
Is e-factureren in Nederland verplicht?
Richting de overheid wel. Voor binnenlandse B2B-facturen bestaat in Nederland nog geen verplichting; het kabinet weegt die nog. Voor grensoverschrijdende B2B binnen de EU geldt vanaf 1 juli 2030 wel een verplichting.
Ondersteunt Boekstract ook Factur-X of ZUGFeRD?
Op dit moment werken we met UBL (Peppol BIS 3.0), het formaat dat in Nederland en België gangbaar is. CII-facturen zoals Factur-X, ZUGFeRD en XRechnung worden herkend maar nog niet ingelezen.