Peppol verplicht in België: wat betekent dat?

Wat de regel precies zegt

De Belgische regeling vraagt om een gestructureerde elektronische factuur die voldoet aan de Europese norm EN 16931, in het Peppol BIS-formaat, en die in beginsel via het Peppol-netwerk wordt verstuurd. Drie dingen zitten daar in elkaar: de inhoud (EN 16931), het bestandsformaat (UBL volgens Peppol BIS Billing 3.0) en het transportkanaal (Peppol). Partijen mogen onderling een ander kanaal of formaat afspreken, zolang het aan de Europese norm voldoet — maar Peppol is de standaardweg.

De verplichting geldt voor in België gevestigde btw-plichtigen onderling: zelfstandigen, kleine vennootschappen en grote ondernemingen. Ze gaat over B2B; facturen aan particulieren vallen er niet onder. Voor de overheid (B2G) gold al langer een e-factureringsplicht. Wie niet aan de regels voldoet, riskeert een boete — kijk voor jouw situatie bij je boekhouder of op de site van de FOD Financiën.

Je bent Nederlands en levert aan Belgische klanten

De Belgische verplichting richt zich op ondernemingen die in België gevestigd zijn, dus als Nederlandse leverancier val je er formeel meestal niet onder. In de praktijk merk je het toch, en wel meteen: je Belgische afnemer moet zijn inkoopfacturen gestructureerd kúnnen ontvangen en verwerken, en heeft zijn administratie daarop ingericht. Een pdf betekent voor hem handwerk of een uitzonderingsproces. Steeds vaker is "lever via Peppol of in UBL" daarom gewoon een inkoopvoorwaarde geworden.

Je hebt dan twee routes. Zit er in je boekhoudpakket een Peppol-koppeling, dan is dat de makkelijkste weg. Factureer je uit Word, Excel of een eigen sjabloon, dan kun je je bestaande pdf-factuur omzetten naar een geldig UBL-bestand en dat aanleveren — zie pdf-factuur naar UBL. Boekstract controleert daarbij meteen op de punten waar Belgische e-facturen in de praktijk op vastlopen.

Waar het misgaat bij Belgische facturen

• Het ondernemingsnummer ontbreekt. Peppol-adressering in België loopt meestal via het ondernemingsnummer (KBO/BCE, schema 0208); het Belgische btw-nummer (schema 9925) kan ook. Zonder zo'n elektronisch adres is de factuur niet te bezorgen.
• Verkeerde opbouw van het btw-nummer. Een Belgisch btw-nummer heeft de vorm BE gevolgd door tien cijfers, beginnend met 0 of 1. Boekstract controleert dat.
• Btw-categorie klopt niet met het tarief. Bij verlegging hoort categorie AE met 0%, niet het standaardtarief S. Een regel met S en 0% wordt afgekeurd.
• Landcode ontbreekt. 'BE' of 'NL' in het adres, niet "België" voluit.

Meer over die controles staat op UBL-factuur controleren. Achtergrond bij de standaarden vind je op e-facturatie uitgelegd; hoe het er in Nederland voor staat lees je op is e-facturatie verplicht in Nederland?. Terug naar de homepage.

Deze pagina is algemene informatie, geen fiscaal advies. Laat je situatie beoordelen door je boekhouder of accountant.