BoekPdf-factuur naar UBL omzetten
Je klant of boekhoudpakket vraagt om een e-factuur in UBL, maar jij factureert vanuit Word, Excel of je eigen sjabloon. Upload de pdf, controleer wat er herkend is en download een geldig Peppol BIS 3.0-bestand.
Sleep hier je pdf-factuur
of klik om te kiezen — de eerste pagina's zijn gratis.
🔒 Je factuur wordt in de EU verwerkt en niet bewaard — we slaan alleen de factuurgegevens op die jij zelf beheert.
Zo maak je UBL van een pdf-factuur
Upload de pdf
Boekstract leest het factuurnummer, de datums, beide btw-nummers, het IBAN en de factuurregels uit.
Controleer het resultaat
Alles staat in een bewerkbaar scherm. Klopt een regel of een tarief niet, dan pas je het aan vóór de export.
Download de UBL
Je krijgt een bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0, klaar voor je boekhoudpakket of access point.
Waarom er altijd een controlescherm tussen zit
Een pdf heeft geen vaste structuur. Waar het factuurnummer staat, of het aantal vóór of achter de prijs staat, of het btw-nummer van jou of van je klant is — dat verschilt per sjabloon. Software kan dat met goede heuristieken meestal goed raden, maar "meestal" is bij een factuur niet genoeg: een verkeerd bedrag of een verwisseld btw-nummer levert een factuur op die of wordt afgekeurd, of erger, wél wordt geaccepteerd met een fout erin.
Daarom zet Boekstract er bewust een stap tussen. Je ziet wat er herkend is, met een melding als de som van de regels niet overeenkomt met het totaal op de pdf. Ontbreken er factuurregels — bijvoorbeeld omdat de lay-out te grillig is — dan maakt Boekstract één verzamelregel op basis van het totaalbedrag en het afgeleide btw-tarief, en zegt dat er ook bij. Jij bent eindredacteur; wat in het scherm staat, is wat in de UBL belandt.
Wat er in een geldige UBL moet staan
De Europese norm EN 16931 stelt eisen die verder gaan dan wat er op een papieren factuur hoeft te staan. De struikelblokken in de praktijk:
- Een elektronisch adres voor beide partijen. In Nederland is dat meestal het btw-nummer (schema 9944) of het KvK-nummer (0106); in België het ondernemingsnummer (0208) of het btw-nummer (9925). Zonder dit adres kan een factuur niet via Peppol bezorgd worden.
- Een landcode bij beide adressen — 'NL' of 'BE', niet de voluit geschreven landsnaam.
- Een btw-categorie per regel. Standaardtarief (S), nultarief (Z), verlegd (AE) of intracommunautair (K). Een regel met categorie S en 0% btw wordt afgekeurd; dat is precies het soort fout dat Boekstract aanwijst.
- Datums in JJJJ-MM-DD, niet 12-07-2026.
Boekstract controleert deze regels en toont per punt de code erbij, zodat je bij je access point of leverancier kunt navragen wat er precies wordt bedoeld. Meer daarover op UBL-factuur controleren. Ontvang je juist UBL-bestanden en wil je die uitlezen, kijk dan bij UBL naar Excel. Achtergrond over de standaarden staat op e-facturatie uitgelegd. Terug naar de homepage.
Veelgestelde vragen
Welke UBL-versie levert Boekstract?
UBL 2.1 volgens het profiel Peppol BIS Billing 3.0, dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. Dat is het profiel dat in Nederland en België gangbaar is.
Kan ik het bestand meteen versturen via Peppol?
Versturen gaat altijd via een access point. Boekstract maakt het bestand dat je daar aanlevert, of dat je uploadt in je boekhoudpakket. Veel pakketten hebben een access point ingebouwd.
Wat als mijn factuurregels niet goed herkend worden?
Dan pas je ze aan in het controlescherm: regels wijzigen, toevoegen of leegmaken om ze te verwijderen. Wordt er helemaal niets herkend, dan maakt Boekstract één verzamelregel op basis van het totaalbedrag.
Werkt het ook met creditnota's?
Ja. Zet de soort op creditnota (381); je krijgt dan een CreditNote-bestand in plaats van een Invoice, met dezelfde controles.
Werkt het met gescande facturen?
Nog niet goed. Een scan bevat geen tekstlaag, dus er valt niets uit te lezen. Tekstuele pdf's — dus alles wat digitaal is gemaakt — werken wel. OCR staat op de planning.