BoekE-factuur maken van een pdf
De meeste ondernemers noemen een pdf al gauw een e-factuur, omdat die digitaal in de mailbox belandt. Toch is dat niet wat de wet en je afnemer onder een e-factuur verstaan. Een echte e-factuur is gestructureerde data die een boekhoudsysteem zonder overtypen kan inlezen. In dit artikel lees je wat het verschil is en hoe je van je bestaande pdf alsnog een geldige e-factuur maakt.
E-factuur maken van je pdf?
Upload je pdf-factuur; je krijgt een controlescherm en daarna een geldige e-factuur in UBL (Peppol BIS 3.0).
🔒 Je bestand wordt in de EU verwerkt en niet bewaard. Wij verkopen je factuurgegevens nooit door.
Een pdf is nog geen e-factuur
Een pdf is voor een computer één plaatje met tekst: een mens leest er moeiteloos het factuurbedrag uit, maar een boekhoudsysteem ziet alleen letters op een pagina, zonder te weten welk getal het totaal is en welk het btw-bedrag. Een echte e-factuur is daarentegen gestructureerde XML: een bestand waarin elk gegeven — factuurnummer, datum, btw-tarief, regelbedrag, IBAN — in een eigen benoemd veld staat. Daardoor kan de ontvanger de factuur automatisch inlezen en boeken, zonder iets over te typen. Het gangbare formaat daarvoor is UBL, ingevuld volgens het Peppol BIS 3.0-profiel.
Wat maakt een e-factuur "geldig"?
Een e-factuur is niet zomaar willekeurige XML. Om geaccepteerd te worden moet het bestand voldoen aan de Europese norm EN 16931: die legt vast welke velden verplicht zijn en dat de btw-subtotalen precies moeten optellen tot het factuurtotaal. Klopt er iets niet — een ontbrekend btw-nummer, een optelling die één cent afwijkt — dan wijst het boekhoudpakket of Peppol-netwerk van je afnemer de factuur af. Een geldige e-factuur maken betekent dus: de juiste gegevens in het juiste formaat, gecontroleerd tegen die norm.
Zo maak je van je pdf een geldige e-factuur
Je hoeft je facturatieproces niet om te gooien. Blijf gewoon je factuur opmaken zoals je gewend bent en zet de pdf achteraf om. Met Boekstract gaat dat in drie stappen:
1. Upload je pdf-factuur. Boekstract leest automatisch de factuurgegevens uit: nummer, datum, afnemer, regels en btw. 2. Controleer het overzicht. Je ziet de uitgelezen velden op één scherm en corrigeert desgewenst een regel. Boekstract toetst meteen tegen de EN 16931-regels, zodat je weet dat de factuur klopt. 3. Download de e-factuur. Je krijgt een geldig UBL-bestand in het Peppol BIS 3.0-profiel, klaar om aan te leveren bij je afnemer of access point. Zie ook de aparte uitleg over pdf-factuur naar UBL.
Kort: een e-factuur is gestructureerde XML (UBL), geen pdf. Van je pdf een geldige e-factuur maken doe je door hem om te zetten en te laten controleren tegen EN 16931.
Hoe Boekstract in het plaatje past
Boekstract maakt en controleert het factuurbestand: van een pdf-factuur naar UBL in het BIS 3.0-profiel, met een ingebouwde controle op de EN 16931-regels. Het versturen over het Peppol-netwerk zelf doet een access point — vaak al onderdeel van je boekhoudpakket. Boekstract levert de geldige e-factuur die je daar aanlevert, zodat je niet betaalt voor een netwerkaansluiting die je misschien al hebt.
Wil je eerst het grotere geheel begrijpen? Lees dan de uitleg over e-facturatie. Of ga terug naar de homepage om alle tools te bekijken.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een pdf is een digitaal beeld van een factuur, maar een boekhoudsysteem kan de gegevens er niet automatisch uit inlezen. Een echte e-factuur is gestructureerde XML (UBL), waarin elk gegeven in een eigen veld staat. Alleen dat kan de ontvanger zonder overtypen verwerken.
Hoe maak ik van mijn pdf een e-factuur?
Met Boekstract upload je je pdf-factuur, controleer je de uitgelezen gegevens op één scherm en download je een geldig UBL-bestand in het Peppol BIS 3.0-profiel. Je hoeft je manier van factureren dus niet te veranderen; je zet de pdf achteraf om.
Wat is UBL?
UBL (Universal Business Language) is het XML-formaat waarin e-facturen worden opgeschreven. Elk gegeven — factuurnummer, btw-tarief, regelbedrag, IBAN — staat in een eigen benoemd veld, zodat de ontvanger de factuur automatisch kan inlezen en boeken.
Wordt mijn e-factuur automatisch gecontroleerd?
Ja. Boekstract toetst je factuur tijdens het omzetten tegen de EN 16931-regels: ontbreken er verplichte velden of klopt de btw-optelling niet, dan zie je dat meteen. Zo voorkom je dat je afnemer de factuur afwijst.
Kan ik de e-factuur via Peppol versturen?
Boekstract levert een geldig Peppol BIS 3.0-bestand dat je aanlevert bij je access point of boekhoudpakket; die zet het over het Peppol-netwerk. Wil je alleen een e-factuur per e-mail sturen of aanleveren bij een klant, dan kan dat ook met hetzelfde bestand.