BoekWat is UBL (en hoe open je een UBL-factuur)?
Kreeg je een factuur met een .xml-bestand erbij en vraag je je af wat je daarmee moet? Dat is waarschijnlijk een UBL-factuur: een e-factuur die software zelfstandig kan lezen en boeken. Hier lees je wat UBL precies is, waarom het er zo kaal uitziet in je browser, en hoe je het toch leesbaar maakt.
Een UBL-bestand openen of omzetten?
Upload je UBL-factuur; je krijgt een leesbare weergave en een export naar Excel of CSV.
🔒 Je bestand wordt in de EU verwerkt en niet bewaard. Wij verkopen je factuurgegevens nooit door.
Wat is UBL precies?
UBL staat voor Universal Business Language en is een internationaal, open XML-formaat voor zakelijke documenten zoals facturen, orders en pakbonnen. Voor e-facturatie is UBL veruit het meest gebruikte formaat in Nederland en België. Het is geen programma en geen netwerk, maar puur een manier om factuurgegevens op te schrijven in gestructureerde tekst: elk gegeven — factuurnummer, factuurdatum, btw-tarief, regelomschrijving, bedrag, IBAN — staat in een eigen, benoemd veld tussen XML-tags.
Juist doordat elk gegeven een eigen veld heeft, kan boekhoudsoftware een UBL-factuur automatisch inlezen, controleren en inboeken — zonder dat iemand overtypt of een OCR-programma staat te gissen. Een UBL-factuur die volgens de Europese norm EN 16931 is opgebouwd en aan de aanvullende Peppol-eisen voldoet, heet Peppol BIS Billing 3.0; dat is het profiel dat over het Peppol-netwerk wordt verstuurd.
Het verschil met een pdf
Een pdf is een afbeelding van een factuur: gemaakt om door een mens gelezen te worden. Je ziet nette rijen en kolommen, maar voor een computer is het in feite een plaatje met tekst erin. UBL is het omgekeerde: het is gemaakt om door een machine gelezen te worden en ziet er voor een mens juist rommelig uit. Beide kunnen dezelfde factuur beschrijven, maar alleen UBL kan zonder foutgevoelige tussenstappen automatisch verwerkt worden. Daarom telt een gemailde pdf voor de wet en voor boekhoudsoftware niet als een échte e-factuur, en een UBL-bestand wel.
Waarom je UBL niet met het blote oog leest — en hoe wel
Open je een UBL-bestand rechtstreeks, dan zie je een muur van XML-tags als <cbc:InvoiceTypeCode> en <cac:TaxTotal>. Technisch klopt het, maar prettig lezen is anders. De praktische oplossing is om het bestand door een tool te halen die de velden uitleest en er weer een menselijke weergave van maakt: een leesbare factuurweergave, of een export naar Excel of CSV zodat je de regels kunt controleren en boeken. Boekstract doet precies dat — en controleert meteen of de factuur aan de EN 16931-regels voldoet.
Kort: een pdf lees je met je ogen, een UBL lees je met software. Wil je een UBL toch zelf zien, dan zet je hem om naar een leesbare weergave of naar Excel.
Wat je met een UBL-factuur kunt doen
Ontving je een UBL-factuur en wil je die inzien of boeken? Zet hem om met UBL naar Excel, of controleer de UBL-factuur op de EN 16931-regels voordat je hem verwerkt. Moet je zelf een UBL versturen maar heb je alleen een pdf-sjabloon? Dan maak je met pdf-factuur naar UBL een geldig Peppol BIS 3.0-bestand. Wil je eerst het grotere geheel begrijpen — hoe UBL, Peppol en EN 16931 samenhangen — lees dan de uitleg over e-facturatie. Alle tools staan op de homepage.
Veelgestelde vragen
Wat betekent UBL?
UBL staat voor Universal Business Language: een open XML-formaat voor zakelijke documenten zoals facturen. Voor e-facturatie in Nederland en België is UBL het meest gebruikte formaat, meestal in het Peppol BIS Billing 3.0-profiel volgens de norm EN 16931.
Hoe open ik een UBL-factuur?
Een UBL-bestand is XML; open je het rechtstreeks, dan zie je alleen tags. Haal het door een tool die de velden uitleest en er een leesbare weergave of een Excel-export van maakt. Met Boekstract upload je het UBL-bestand en krijg je de factuur meteen leesbaar terug.
Wat is het verschil tussen UBL en een pdf-factuur?
Een pdf is een afbeelding van een factuur, gemaakt om door mensen gelezen te worden. UBL is gestructureerde XML, gemaakt om door software gelezen te worden. Alleen UBL kan automatisch worden ingelezen en geboekt; een gemailde pdf geldt daarom niet als een echte e-factuur.
Kan ik een UBL-bestand naar Excel omzetten?
Ja. Boekstract leest de velden uit het UBL-bestand en zet ze om naar een Excel- of CSV-bestand, zodat je de factuurregels kunt bekijken, controleren en inboeken. Gebruik daarvoor de tool UBL naar Excel.
Is UBL hetzelfde als Peppol?
Nee. UBL is het bestandsformaat waarin de factuur is opgeschreven; Peppol is het netwerk waarover facturen worden verstuurd. Peppol BIS Billing 3.0 is het UBL-profiel dat over dat netwerk gaat, ingevuld volgens de Europese norm EN 16931.